Cuando iniciamos un proyecto de consultoría en Project Management es común que nuestros clientes nos digan que antes lo intentaron con recurso interno pero no tuvieron los resultados esperados.
Al analizar las razones del intento fallido, las barreras y errores son generalmente los mismos: desconocimiento de procesos y metodologías, falta de tiempo para dedicarse de lleno al proyecto y resistencia al cambio, principalmente por parte de aquellos que tienen más tiempo de laborar en la empresa y que, por lo general, se ubican en mandos medios y altos.
Mi experiencia a lo largo de los años me ha permitido confirmar que llevar adelante estos proyectos con el liderazgo de un equipo externo ayuda a que los procesos fluyan de manera más natural y eficiente en las organizaciones.
El ojo fresco, la innovación y la mente abierta de un profesional que entra a analizar sin sesgos ni preconcepciones el funcionamiento de una organización, le brinda apertura y seguridad a todas las partes mejorando el flujo del proceso.
Estos son los tres aspectos claves que como Project Manager (PM) en B&T Consulting recomiendo y aplico para liderar procesos de mejora junto a mis clientes.
- Comunicación y transparencia
Siempre se debe informar a la organización sobre los procesos de forma clara, indicando los objetivos, las etapas y los roles.
Una mala gestión de la comunicación genera rumores, falsas expectativas e incluso malos entendidos que podrían entorpecer el proceso y trascender a problemas mayores dentro de la organización.
Es ideal que todo proyecto esté compuesto, además, por un plan de comunicación que se ejecute en forma paralela a lo largo de la implementación y en el que se involucren todas las áreas que tendrán participación en él.
- Definir claramente las metas del proyecto
De la mano con el PM se debe trazar un plan de trabajo con objetivos y entregables claros. Todas las partes deben asegurarse de entender su rol dentro del proceso y comprometerse a cumplir en tiempo y forma con las tareas que les serán asignadas.
También es importante visibilizar el impacto positivo que busca el proyecto y cómo este impactará los resultados en el mediano y largo plazo.
Dejar claro que el Project Manager cumple un rol de guía y acompañamiento, pero que los dueños del proceso son la empresa y sus colaboradores, es vital para evitar que lo sientan como una persona ajena que está evaluando o criticando la forma en que se venían haciendo las cosas.
- Poner el proyecto al servicio de la organización
Cuando innovamos y ejecutamos procesos de mejora es normal pensar en cómo agilizar o facilitar el trabajo de los colaboradores, por lo que buscando complacerlos se pierde el objetivo del proyecto: optimizar uno o varios procesos de la organización.
En esa área el PM cumple un rol trascendental ya que escucha a todas las partes y construye con objetividad una solución que responda a las principales necesidades detectadas.
Los PMs de B&T Consulting somos profesionales con amplia experiencia en proyectos de distintas áreas en organizaciones de todos los tamaños y en prácticamente todos los ámbitos (finanzas, desarrollo de aplicaciones, infraestructura IT, recursos humanos, manufactura, etc.), lo que nos permite brindar soluciones prácticas, efectivas y escalables, siempre al servicio de las necesidades de nuestros clientes
Contamos con recursos que están a la vanguardia en conocimiento de metodologías y herramientas que nos permiten guiar a las empresas en sus procesos de cambio, garantizando con ello resultados exitosos en cada proyecto.
Sáquele partido a la experiencia de un PM externo. Estamos seguros de que aventurarse a mejorar sus procesos organizacionales le impulsará a llevar su empresa al siguiente nivel.
Acerca de la autora
Natalia Morales Monge, egresada del Tecnológico de Costa Rica en las carreras de Administración de Empresas y Lic. en Finanzas, además, ha complementado su perfil profesional con cursos y especializaciones con entes internacionales.
En los últimos 5 años, ha consolidado su carrera en el área de proyectos, laborando como Project Manager en áreas como Financial Services, Data Management y Process Improvement. Forma parte del equipo de B&T Consulting desde el 2017.
